Hochzeits-Einladung und Menükarte

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Schon lange sind Hochzeitseinladungen nicht nur ein Kommunikationsmittel, mit dem die Gäste kurz über den Termin informiert werden, sondern vielmehr ein verbindendes Element, das Lust auf die Hochzeit macht, Neugier weckt und oftmals bereits Teil eines Hochzeits(design)konzepts ist.

Wunderschöne, ausgefallene und besondere Papeterieserien für Hochzeiten entwirft Annika Kahl mit ihrem Team von der Traufabrik  in Köln. Im Gespräch hat sie mir verraten, was alles zur Welt der Hochzeitspapeterie gehört und welche zeitlichen Abläufe Paare am besten im Kopf haben sollten.

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Annika, welchen Stellenwert hat Papeterie heute bei Hochzeiten?

In den letzten Jahren ist die Relevanz von Papeterie tatsächlich enorm gewachsen. Hochzeitspaare legen heute mehr Wert darauf, dass sich ein Designfaden durch die Hochzeit zieht, also alles aus einem Guss ist. Dazu gehören Save-the-date-Karten, Einladungen, Menükarten, Anhänger, Wunderkerzen, Siegel, Etiketten, Schilder – eben alles was man bedrucken kann.

Wie ist denn der Ablauf in der Zusammenarbeit? Das Paar weiß: Wir heiraten nächstes Jahr – und dann?

Da gibt es zwei Möglichkeiten: Manche Paare planen selbst, andere haben einen Hochzeitsplaner. Entweder kontaktiert uns dann das Paar direkt oder der erste Kontakt geht über den Hochzeitsplaner. Wenn das Paar aus unserer Region kommt, treffen wir uns zum ersten Kennenlernen. Das ist für uns immer ein bisschen leichter, weil wir dann eine gute Idee bekommen, welche Persönlichkeit das Paar hat und was zu ihnen passen könnte. Ist das Paar zum Beispiel eher locker oder zurückhaltend? Das hilft uns, das perfekte Design zu entwickeln, denn dieses soll ja den Charakter des Paares widerspiegeln. Im Gespräch ergibt sich dann meist schon, welche Elemente gebraucht werden und wir bekommen einen ersten Eindruck, in welchem Rahmen die Hochzeit gefeiert wird, wie viele Gäste erwartet werden etc. Das Hochzeitspaar bringt auch oft schon eigene Ideen für die Papeterie mit – Entwürfe oder Inspirationen von Pinterest zum Beispiel. Hier besprechen wir auch Formate und Materialien. 

Mit welchem Element der Hochzeitspapeterie startet ihr?

Es geht los mit der Save-the-date-Karte. Das ist meistens ca. ein Jahr vor der Hochzeit, oft aber auch ein wenig später. Bestenfalls steht dann schon der rote Faden für die Hochzeit, also ein erstes Dekokonzept, eine Idee für Blumen etc. Dann ist die Save the date-Karte bereits der Anfang unserer Designarbeit. Manche Paare müssen aber sehr früh einladen, weil sie Gäste aus dem Ausland erwarten oder Ähnliches. Dann wird die Save-the-date-Karte erst einmal etwas allgemeiner gehalten. Wenn die Save-the-date-Karte verschickt ist, plant das Paar weiter und geht mehr in die Details, sodass sich die Gesamtoptik besser herauskristallisiert. Mit diesen Informationen machen wir uns Gedanken über die Einladung, die das Herzstück der Serie ist und ca. 6 Monate vor der Hochzeit raus geht. Nach und nach kommen dann Elemente wie Kirchenhefte und Menükarten dazu. Am Ende schließlich die i-Tüpfelchen: Etiketten für Gastgeschenke, Cake-Topper oder Schildchen für das Kuchenbuffet, Platzkarten oder vieles mehr. Grundsätzlich gilt für uns immer, je mehr wir wissen, umso besser. Wenn ich zum Beispiel weiß, wie die Location aussieht, kann ich Elemente daran anpassen. Es macht einen Unterschied, ob ich ein Willkommensschild für eine doppelte Flügeltür im Schloss designe oder einen kleinen Eingangsbereich beschildern muss. Mir ist dabei immer wichtig, dass die Proportionen und die Details stimmen, denn dann stimmt auch das Gesamtbild. 

Wie viel zeitlichen Vorlauf braucht ihr denn insgesamt?

Wir bei der Traufabrik sind sehr flexibel, da wir viele Dinge bei uns im Haus drucken und nur für Spezialdruckverfahren – wie Foliendruck oder Letterpress – externe Dienstleister benötigen. Daher können wir auch sehr spontan reagieren. Grundsätzlich gibt es aber Monate, die stärker gebucht sind als andere, der September ist mittlerweile der beliebteste Monat, da kann es zeitlich schon mal eng werden. Als Faustregel kann man aber sagen, dass ein Jahr Vorlauf für alle Beteiligten die entspannteste Variante ist.

Was die Designs angeht – sind die Hochzeitspaare da sehr individuell oder nehmen sie auch gerne etwas aus eurem bereits vorhandenen Fundus? 

Manche Paare sehen ein Beispiel bei uns, das ihnen super gut gefällt, und dass sie genauso auch haben wollen. Aber am Ende kommt doch immer wieder etwas Individuelles dabei heraus. Erst wenn man einen Entwurf mit den eigenen Namen und Farben sieht, bekommt man ein Gefühl, ob das Design passt. Manchmal ändern sich Vorstellungen daher im Laufe des Designprozesses. 

Wie sieht der Designprozess in Zusammenarbeit mit dem Paar denn generell aus? 

Wir starten immer mit einem einzigen Entwurf. Dieser bildet die Basis anhand derer wir uns an die Kunden und ihre Vorstellung herantasten. Mit dem Feedback des Paares verfeinern wir den Entwurf dann Schritt für Schritt, bis er perfekt ist. Hier bitten wir auch immer um ganz ehrliches Feedback, denn je ehrlicher das Feedback ist, desto schneller kommen wir zum Ziel. 

Heißt das, dass mehr Entwürfe im Designprozess auch teurer sind? Rechnet ihr auf Stundenbasis ab? 

Nein. Wir bieten Gesamtpreise an, die alles inkludieren. In dem Preis pro Karte sind die Druckkosten, das Material und die Gestaltung enthalten. Dabei kann das Design nach einem Entwurf oder nach zehn Entwürfen fertig sein – was für uns zählt, ist das gute Ergebnis.

Schreibt ihr auch die Texte für die Karten? 

Am schönsten ist es immer, wenn das Paar die Texte selbst liefert, das ist einfach persönlicher. Wir stehen aber auf jeden Fall unterstützend zur Seite. Gerade bei komplizierteren Sachen wie die Geschenke-Formulierung, Dress-Code etc. helfen wir gerne, das nett zu verpacken.

Und zum Schluss: Was magst du an deinem Job besonders?

Ich mag die Details. Wenn ich selbst Post bekomme und sehe, dass es nicht nur eine einfache Karte ist, sondern diese vielleicht mit einem Band oder einem Anhänger verziert ist, dann weiß ich, dass sich jemand Gedanken gemacht hat. Das gleiche gilt für die Hochzeitspapeterie – sie trägt zur Gesamtstimmung bei und sorgt dafür, dass die Hochzeit eine schöne Erinnerung wird. Für mich ist es die Summe der Kleinigkeiten, die das einzigartige Gesamtbild ergeben und dazu führen, dass Paar und Gäste die Hochzeit als gelungen wahrnehmen.

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